Incasso’s zonder stress: de checklist die elke ondernemer moet kennen
Een incasso hoeft geen nachtmerrie te zijn. Stel je voor dat je niet langer wakker ligt van openstaande facturen. Je weet precies welke stappen je moet zetten, je volgt een vaste checklist en je klanten betalen sneller dan ooit. In dit artikel deel ik de aanpak waarmee slimme ondernemers hun inkomsten zekerstellen, zonder stress, zonder eindeloos nabellen en zonder dat de relatie met de klant onnodig onder druk komt te staan.
Wil je meer rust in je bedrijfsvoering en directe grip op je cashflow? Lees verder en ontdek hoe incasso voortaan vóór je werkt in plaats van tegen je.
De incasso-checklist voor ondernemers
Stap 1. Verstuur altijd een correcte 14-dagenbrief
Gebruik liever een termijn van vijftien of zestien dagen. Door verzending en ontvangst kan er anders discussie ontstaan over de startdatum. De wettelijke termijn gaat namelijk pas lopen na ontvangst. Door een paar dagen extra te nemen, staat u juridisch sterker en voorkomt u gedoe achteraf.
Stap 2. Benoem het incassobedrag concreet
Vermeld exact welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als er niet op tijd betaald wordt. Transparantie voorkomt discussie. Bij consumenten moet u rekenen met de wettelijke staffel (minimaal €40 en maximaal €6775). Op websites zoals incassokostenberekenen.nl kunt u dit eenvoudig laten uitrekenen.
Stap 3. Wees glashelder over de gevolgen
Schrijf de incassobrief in duidelijke taal: “Wanneer uw betaling uitblijft, worden vanaf dag 17 (als er 16 dagen gegeven waren) direct incassokosten toegevoegd. U betaalt dan een hoger totaalbedrag.”
Vergeet niet om te checken welke betaaltermijn van toepassing is. 14-dagen is gebruikelijk, maar als er geen termijn is afgesproken, dan is de wettelijke betaaltermijn 30 dagen.
Stap 4. Gebruik een sterke voorbeeldbrief
Waarom zelf knutselen als het beter kan? Download hier gratis mijn professionele 14-dagenbrief die je alleen hoeft aan te passen met je eigen gegevens. Daarmee voorkom je fouten en maakt je direct de juiste indruk bij je debiteur.
Hier is de downloadlink: https://forms.clickup.com/90151495366/f/2kyq59p6-12955/6207A556ZH292OCM4U
Stap 5. Incasseren is snel en correct handelen
Laat geen ruimte voor misverstanden. Gebruik altijd dezelfde checklist bij elke wanbetaler. Zo weet je zeker dat u geen stappen overslaat en dat zowel boekhouder als klant precies weten wat er volgt. Hoe consistenter je bent, hoe sneller je betaald krijgt.
Praktisch, snel en in duidelijke taal, zo voorkomt u onnodige discussies en krijgt u grip op elke incasso. Pak het vanaf nu professioneel aan, gebruik de checklist en de voorbeeldbrief, en merk hoe je cashflow zich stabiliseert.
Tenslotte
Ik weet uit ervaring dat niet iedere klant zich zomaar laat overtuigen. Soms blijft betaling moedwillig uit, ook nadat alle vriendelijke en formele stappen zijn gezet. Helaas maak ik het te vaak mee, maar ook in die gevallen hebben wij al honderden ondernemers succesvol bijgestaan in rechtszaken tegen hardnekkige wanbetalers. Met vaak goed resultaat: via de rechter en de deurwaarder is er beslag gelegd op bankrekeningen, voertuigen, inventaris en andere goederen als de tegenpartij nog steeds niet betaalt. Precies dát geeft ondernemers de zekerheid dat er uiteindelijk betaald wordt. Ook door klanten die dachten ermee weg te komen.
